Membuat Kartu Ujian dengan Mail Merge dan Excel

Dalam artikel ini, saya akan berbagi pengalaman cara membuat kartu dengan menggunakan fasilitas mail merge Microsoft Word. Mengapa menggunakan mail merge?  Karena jumlah kartu yang harus saya buat cukup banyak, yaitu 878 kartu. Pengalaman saya ini berkaitan dengan tugas saya sebagai panitia Ulangan Tengah Semester di sekolah. Saya bertugas membuat kartu ujian sejumlah 878 kartu, tentunya melelahkan kalau harus input data dan mencetak satu per satu.

Untuk membuat kartu ujian secara massal menggunakan mail merge ada 2 file yang harus disiapkan
1. File format kartu yang dibuat menggunakan tabel (*.doc), contohnya disini
2. File biodata yang tercantum di kartu (*.xls), contohnya disini

Saya menggunakan kedua file di atas untuk dijadikan screenshot pada tutorial supaya lebih mudah. Berikut langkah-langkah pembuatannya

1. Buatlah format kartu ujian dengan menggunakan tabel, pada contoh ini saya membuat 6 kotak kartu dan cukup diisi satu dulu

2. Buatlah tabel biodata siswa menggunakan Excel. Pastikan datanya lengkap dan diingat betul nama header (judul kolom)nya.

3. Tutuplah file excel yang berisi biodata, saya menggunakan file bernama Nomor Ulangan. Kedua file yang terhubung mail merge tidak dapat dibuka bersamaan.

4. Pada file format kartu ujian, klik  Mailings -> Select Recipients -> Use Existing List.. lalu cari direktori penyimpanan file Nomor Ulangan.

5. Setelah di klik, akan muncul pilihan sheet yang ada di file Nomor Ulangan. Saya membuat biodata siswa pada file Nomor Ulangan di sheet nomor. Maka saya meng-klik nomor$.

6. Data yang akan dimunculkan adalah Nama, kelas, No. Peserta, dan ruang. Untuk mengisikan nama, posisika kursor di belakang tulisan Nama :, lalu klik Insert Merge Field, akan muncul nama-nama header (judul kolom) yang telah saya buat. Ada Kelas, No_Pes, Nama_Siswa, dan Ruang.

7. Klik Nama_Siswa

8.Lakukan hal yang sama untuk mengisi Kelas, Nomor, dan Ruang. Sehingga hasilnya menjadi seperti di bawah ini

9. Untuk melihat apakah data sudah benar, klik Mailings -> Preview Result

10. Jika benar, maka peserta/ siswa nomor 1 atau yang paling atas akan muncul datanya

11. Copy seluruh isi pada format kartu yang baru saja diisi ke kotak kartu yang lain.

12. Sampai di sini belum selesai, kalau di preview akan muncul nama yang sama

13. Supaya namanya bisa berurutan, letakkan kursor di kotak kedua atau sebelah kanan kotak pertama di depan TANDA PESERTA. Lalu klik Mailings -> Rules -> Next Record.

14.  Jika benar, akan muncul tulisan Next Record di depan tulisan TANDA PESERTA

15. Cek dengan Mailings -> Preview Result.

16. Untuk mencetak kartu, klik Finish & Merge -> Print Documents.. lalu pilih record atau nomor yang hendak dicetak.